如何办理公文

办理公文，是办公室文秘工作者最基础的一项工作，简单来说就是对收到的文件进行分析研判后，进行概述并有针对性的提出工作意见建议呈请领导审定。这里，结合个人日常的工作谈谈自己的做法。

首先，对来文进行分析研判。

第一，分析研判这个文件能不能办。

收到文件后，要迅速浏览一遍，重点看标题、格式。看这个文件是否属于本部门或本科室办理的文件。因为一些工作职能交叉或是工作性质相似，会有上级分办人员将文件分错的情况，发现后要及时回退给分办员，不要将文件压在自己手上从而影响到公文的正常流转。

属于本科室办理的文件要对文件的格式进行审核。格式中容易出现的问题有：用普通便笺报报告请示，或者是直接给领导个人写报告请示，正文文字行间距不一致，序号错漏，使用不规范的字体等等，这些问题一旦发现就必须退回重报。另外文件的发文时间也要重点关注，一般情况下发文时间（文件中最后的落款时间）和收文时间（具体承办业务人员收到此文件的时间）不应超过3天。

请示类文件要看一下是否存在一文多请的问题、请示事项的合法合理性问题，报告类文件要看一下是否存在夹带请示事项（包括工作建议）的问题。另外要重点查看一下正文中是否存在表述不规范、错别字等问题。存在这些问题的也要将文件回退。

第二，要分析研判这个文件要怎么办。

涉密文件一律要按照涉密文件的规范程序办理；要根据文件的紧急程度来明确办理的速度和跟进的程度。

工作报告、信息、知悉性的通知等材料，明确阅知范围以阅件办理。其他的文件就需要我们提出具体的拟办意见。

现在，讲讲怎么提拟办意见。

拟办意见一般分三段（请示对象、来文摘要、工作建议）。

第一段写清要呈谁审示或审批。主要有两种方式：一种是层层负责制，就是科员呈报科长、科长呈报分管副秘书长或副主任、分管副秘书长或副主任呈报秘书长、秘书长呈报相关领导……我们目前主要采用的是这种方式。另一种是直接点出需呈报领导的方式，一般是办公室设在市直部门的临时机构，在办理文件时需要直接点出临时机构的主要负责领导、分管领导。

第二段要对来文内容进行高度概括、提炼总结，让领导通过阅读来文摘要就能够将文件的基本内容搞清楚。对上级安排部署工作的文件，要重点围绕上级的工作要求、时限要求是什么来概述；对下级上报的请示，要写明请示事项的具体内容和依据、合法合规性；会议活动通知类的文件，要点出具体的会议活动时间、地点、参加范围、着装要求等。

第三段要提出下步工作意见建议。对于需要单个部门落实的工作，要提出具体的工作要求、时限要求；对于需多个部门协调落实的工作，要明确具体的牵头负责部门；对于请示类文件要明确提出同意或是不同意的具体意见。

领导签批同意后，要第一时间将文件转相关单位办理，并对照文件要求适时进行督办，坚决不能一转了之。

最后，公文办结后要迅速整理后存档。